1. Identité et contact

La présente politique décrit le traitement des données personnelles dans les services EXISTANTS. Les informations légales de l’éditeur sont disponibles dans les mentions légales.

Les demandes relatives aux données personnelles peuvent être envoyées à l’adresse de contact suivante : contact@existants.fr .

2. Services concernés

La présente politique s’applique aux services définis dans les conditions générales, incluant les différents services, les interfaces web, applications mobiles, API, espaces de compte et fonctionnalités développées par EXISTANTS.

3. Données collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la fourniture, à la sécurité et à l’amélioration des services :

  • Données de compte : adresse email, identifiant utilisateur, informations de contact professionnelles, préférences de compte.
  • Données de facturation et de paiement : dénomination sociale, adresse de facturation, numéro de TVA intracommunautaire, adresse email de facturation, historique des commandes, des abonnements et des jetons, factures et statut des paiements. EXISTANTS ne conserve pas les numéros de carte bancaire.
  • Données d’usage : journaux de connexion, actions techniques, appareil, navigateur, version d’application, date et heure des opérations.
  • Données de diagnostic et de plantage : traces d’erreurs, modèle d’appareil, version du système d’exploitation, version de l’application, fil d’événements techniques (breadcrumbs) et mesures de performance échantillonnées. Les adresses IP ne sont pas conservées.
  • Données métier : projets, bâtiments, adresses, parcelles, espaces, matériaux, éléments d’inventaire, diagnostics, notes, commentaires, fichiers, plans et photos ajoutés par les utilisateurs.
  • Données d’assistance : demandes envoyées au support, échanges, pièces jointes et informations nécessaires au traitement de la demande.

4. Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour les finalités suivantes, sur les bases légales indiquées :

  • Création, administration et authentification des comptes : exécution du contrat.
  • Fourniture des services EXISTANTS : exécution du contrat.
  • Facturation, encaissement, gestion des abonnements et des jetons, remboursements : exécution du contrat et obligation légale (obligations comptables et fiscales).
  • Prévention de la fraude et des impayés : intérêt légitime d’EXISTANTS à protéger son activité.
  • Gestion du support, suivi des incidents et communication de service : exécution du contrat et intérêt légitime d’EXISTANTS à assurer la qualité du service.
  • Sécurité, prévention des abus, traçabilité technique et protection contre les accès non autorisés : intérêt légitime d’EXISTANTS à protéger ses services et ses utilisateurs.
  • Supervision des plantages et des performances des applications : intérêt légitime d’EXISTANTS à corriger les anomalies et maintenir la qualité du service.
  • Respect des obligations légales, comptables et administratives applicables : obligation légale.

La fourniture des données de compte et de facturation est nécessaire à la conclusion et à l’exécution du contrat. À défaut, le compte ne peut pas être créé ou l’abonnement souscrit.

5. Données client et responsabilités

Pour les données de compte, de facturation, d’usage, de supervision et d’assistance décrites à l’article 3, EXISTANTS agit en qualité de responsable de traitement.

Pour les données métier que le client importe, saisit ou génère dans les services (projets, bâtiments, adresses, diagnostics, notes, fichiers, plans, PEMD, photos et toute autre information technique liée au service), le client agit en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant pour le compte de son propre client, selon sa mission. EXISTANTS agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Dans ce cas, EXISTANTS traite ces données uniquement sur instruction documentée du client, selon l’accord de traitement de données personnelles intégré à l’article 6 des conditions générales. Cet accord s’applique aux accès gratuits comme aux offres payantes.

Lorsque le client est responsable de traitement, il lui appartient d’informer les personnes concernées et de définir les finalités du traitement des données métier. Lorsqu’il est lui-même sous-traitant, il doit disposer de l’autorisation nécessaire pour confier ce traitement à EXISTANTS et respecter les instructions du responsable de traitement.

6. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées d’EXISTANTS et aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement des services.

Les prestataires ci-dessous interviennent selon les données et les fonctionnalités utilisées. L’autorisation de sous-traitance prévue à l’article 6.5 des conditions générales concerne uniquement les prestataires traitant des données métier pour le compte du client. Les prestataires de facturation et de paiement interviennent dans les traitements liés à la relation entre EXISTANTS et le client.

  • Supabase : authentification, base de données, stockage, et services applicatifs.
  • Google Cloud : exécution des services de génération de rapports, dans l’Union européenne.
  • Vercel : hébergement web, diffusion du site et réseau de distribution de contenu.
  • Mollie Payments B.V. : encaissement des paiements par carte bancaire (abonnements, déblocages de projet, packs de jetons). Les données de carte sont saisies sur la page hébergée de Mollie et ne transitent pas par les serveurs d’EXISTANTS.
  • Qonto (Olinda SAS) : émission et conservation des factures clients.
  • Resend, Inc. : envoi des emails de service (adresse email du destinataire et contenu du message). Traitement aux États-Unis.
  • Mapbox : fonds de carte et cartes affichés dans les services.
  • Sentry (Functional Software Inc.) : supervision des plantages et des performances des applications web et mobile DiagApp. Les données sont hébergées sur l’infrastructure européenne de Sentry. Les adresses IP ne sont pas conservées et les données sensibles (identifiants, jetons, e-mails, contenus de formulaire) sont filtrées avant envoi.
  • Prestataires d’email, d’assistance et d’infrastructure utilisés pour exploiter les services.

Une liste à jour des sous-traitants peut être demandée à contact@existants.fr.

7. Transferts de données hors de l’Union européenne

Les données hébergées par Supabase (région de Paris) et Sentry le sont dans l’Union européenne. Les services de génération de rapports sont exécutés dans l’Union européenne (Google Cloud, Belgique). Mollie Payments B.V. et Qonto (Olinda SAS) sont établis dans l’Union européenne.

Certains prestataires sont établis aux États-Unis ou peuvent accéder à des données depuis un pays tiers. Ces transferts sont encadrés comme suit :

  • Vercel Inc. (diffusion web) : Data Privacy Framework.
  • Google LLC (Google Cloud) : Data Privacy Framework.
  • Mapbox, Inc. (cartes) : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types.
  • Resend, Inc. (emails de service) : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types.
  • Supabase, Inc. (accès d’administration et de support) : clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à contact@existants.fr.

8. Permissions mobile

L’application mobile DiagApp peut demander l’accès à l’appareil photo uniquement lorsque l’utilisateur souhaite prendre une photo d’inventaire.

9. Conservation

Les durées de conservation sont les suivantes :

  • Données de compte et de projet : conservation pendant la durée de vie du compte, puis suppression selon l’article 12, sous réserve des obligations de conservation indiquées ci-dessous.
  • Journaux de sécurité (dont adresse IP et agent utilisateur) : 90 jours.
  • Journaux de limitation de débit : 24 heures.
  • Journaux de connexion : 180 jours.
  • Historique d’activité technique : 400 jours.
  • Données de supervision des plantages et des performances : conservation pour la durée nécessaire à l’analyse et à la résolution de l’incident ou du problème de performance concerné, puis suppression ou anonymisation.
  • Échanges avec le support : conservation jusqu’à la clôture de la demande et, si nécessaire, jusqu’à la résolution des suites ou contestations liées à cette demande. Les éléments conservés pour la défense de droits sont placés sous accès restreint pendant le délai de prescription applicable.
  • Sauvegardes : les données supprimées peuvent subsister jusqu’à leur remplacement ou à leur expiration dans le cycle de sauvegarde applicable. Elles restent sous accès restreint et servent uniquement à la restauration du service. En cas de restauration, les suppressions déjà effectuées doivent être réappliquées.

Par exception, les factures, avoirs et pièces comptables associés aux paiements sont conservés dix ans à compter de la clôture de l’exercice, conformément au Code de commerce, y compris après la suppression du compte. Ils sont alors conservés sous accès restreint, sans lien avec le compte supprimé.

10. Sécurité

EXISTANTS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation. Ces mesures incluent notamment le chiffrement des communications, la gestion des droits d’accès, l’authentification, la journalisation technique, les sauvegardes et la limitation des accès aux personnes habilitées.

11. Droits des personnes concernées

Vous disposez, selon les conditions prévues par le RGPD, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez exercer vos droits via contact@existants.fr.

Dans le cadre de la relation contractuelle, certaines demandes doivent être adressées à l’administrateur du compte client ou au responsable de traitement concerné. EXISTANTS transmettra ou traitera la demande selon son rôle juridique dans le traitement concerné.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

12. Suppression du compte

Lorsqu’elle est disponible dans l’application, la suppression d’un compte utilisateur supprime le compte, les sessions actives et les données personnelles rattachées à cet utilisateur, sous réserve des durées de conservation indiquées ci-dessus et des obligations légales, comptables, de sécurité ou de sauvegarde temporaire applicables.

La suppression est refusée tant qu’un abonnement n’est pas résilié, ou qu’un paiement ou un remboursement est en cours de traitement. Les jetons restants sont perdus à la suppression.

Une demande de suppression peut aussi être envoyée à contact@existants.fr.

13. Cookies et traceurs

Les services peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires strictement nécessaires à l’authentification, à la sécurité, à la conservation de session et au fonctionnement des fonctionnalités demandées. Tout traceur non strictement nécessaire fera l’objet d’une information ou d’un choix lorsque la réglementation l’exige.

14. Mises à jour

EXISTANTS peut mettre à jour cette politique pour tenir compte des évolutions des services, de la réglementation ou de ses prestataires. La version actuelle est disponible sur la présente page.